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Vereinsmanagement: Herausforderungen und Lösungen
Vereinsmanagement stellt Vorstände und Verantwortliche vor eine Reihe von Herausforderungen. Dies betrifft nicht nur die Mitgliederverwaltung sondern auch die Buchführung. Mit der Eintragung in ein Vereinsregister agiert der Verein als juristische Person. Mitgliederversammlung und Vorstand müssen die Zusammensetzung und Verwendung dieses Vermögens lückenlos nachvollziehen können.
Zeitintensive Vereins-Administration
Viele der administrativen Herausforderungen, die das Vereinsleben mit sich bringt, sind zeitaufwändig. Neben der Mitgliederverwaltung spielen auch die Finanzen sowie deren korrekte Buchführung und Rechnungslegung eine wichtige Rolle. Stammdaten der Mitglieder, beispielsweise Sportler, Trainer oder anderer Vereinsmitglieder sind zu organisieren. In diesem Zusammenhang sind einige Dokumente zu verwalten. Auch Mitgliedschaftsanträge oder Protokolle von Vereinssitzungen sind anzufertigen. Da ist es vorteilhaft, wenn wiederkehrende Daten jederzeit abrufbar auf einem Server hinterlegt sind.
Auch die Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung sind hoch. Es muss sich um eine vollständige und jederzeit nachvollziehbare Buchhaltung handeln, damit diese die ihr angedachte Funktion erfüllen kann. Inhaltliche Anforderungen ergeben sich aus § 259 BGB, wonach Geschäftsvorfälle eines Vereins durch eine geordnete Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben darzustellen ist.
Weitere Buchführungspflichten beziehen sich speziell auf gemeinnützige Vereine. Diese sind gemäß § 63 Abs. 3 Abgabenordnung festgelegt. Diese Pflicht bezieht sich auf den Nachweis der Gemeinnützigkeit. Der Verein oder die Körperschaft hat diese mittels ordnungsgemäßer Aufzeichnungen über sämtliche Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, um die Voraussetzungen zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit zu erfüllen. Die Vereinstätigkeit darf daher ausschließlich auf als steuerbegünstigt anerkannte Zwecke ausgerichtet sein. Art und Form der Aufzeichnungen und Bücher ist in den §§ 140 ff Abgabenordnung vorgegeben.
Vereine, die über einen eigenen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb verfügen, haben sich an weitere Vorgaben bezüglich der Buchführung zu halten, die sich unmittelbar aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. In jedem Falle muss die Buchhaltung bestimmten Anforderungen an Form und Inhalt genügen. Zu diesem Zwecke existieren die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Grundsätzlich gilt, dass zu jeder Buchung ein Beleg gehört. Daher ist jeder geschäftlichen Handlung ein Beleg zuzuordnen, der genauen Rückschluss darauf zulässt, welche Summe mit welchem Verwendungszweck an welche Person gezahlt wurde. Belege sind zur genauen Zuordnung nach zeitlichem Eingang zu organisieren.
Herausforderungen und Konflikte im Vereinsmanagement
Diese und weitere Herausforderungen können die Vereins-Buchhaltung je nach Art des Vereins zu einer aufwändigen und unübersichtlichen Aufgabe machen. Zudem sind einige der organisatorischen und administrativen Tätigkeiten bei mangelnder Umsetzung konfliktbehaftet. Diskussionen über aktuelle Vereinsstrukturen oder Fragen der Aufgabenverteilung im Verein wollen daher durchdacht und organisiert werden. Die korrekte Gestaltung der Vereins-Angebote oder die Festlegung der Beitragshöhe sind weitere Beispiele organisatorischer Vereinsaufgaben, die nach effizienten Lösungen verlangen.
Software-Unterstützung für das Vereinsmanagement
Der Fachhandel kennt einige verschiedene Software-Lösungen zur Erleichterung des Vereins-Managements sowie der Vereins-Buchhaltung. Diese Software-Konzepte sind darauf ausgerichtet, die Arbeitsabläufe zu strukturieren und nach Möglichkeit zu standardisieren. Im Hinblick auf die Buchhaltung hilft Software dabei, diese gemäß rechtlicher Anforderungen korrekt zu bewerkstelligen. Zertifizierte Software entspricht hierbei den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Wenn die Geschäftsvorfälle gemäß der Vorgabe der jeweiligen Buchhaltungs-Programme eingetragen werden, ist von einer korrekten Erfassung auszugehen.
Eine gute Lösung ist die Software von Campai. Diese stellt eine Alternative dar und unterstützt Vereins-Verantwortliche darüber hinaus bei der gesamten Verwaltung des Vereins. Mit diesem Konzept behalten Vereine ihre Mitgliederdaten, Kontaktadressen oder wichtige Dokumente im Blick. Ohne großen Aufwand lassen sich beispielsweise offene Forderungen oder fehlende Zahlungen erkennen. Das Programm informiert zuverlässig über neueste Änderungen oder zeitnah anstehende Vereins-Veranstaltungen. Campai verfügt zudem über eine Web-App. Diese ermöglicht den plattformübergreifenden Zugriff auf das Programm von jedem Gerät aus.