Beitragsinkasso im Verein – die fünf Stufen des erfolgreichen Mahnwesen

1. Freundlich und höflich zur Zahlung auffordern

Enthält die Satzung oder Beitragsordnung einen konkreten Termin für die Beitragszahlung, so haben die Mitglieder bis zu diesem Zeitpunkt ihre Mitgliedsbeiträge zu entrichten. Enthält die Satzung keinen Hinweis darauf, müssen die Mitgliedern eine Beitragsrechnung mit Betrag und den Zahlungsmodalitäten bekommen.

Ist in der Satzung oder Beitragsordnung zum Beispiel als Fälligkeitsdatum für den jährlich zu entrichtenden Vereinsbeitrag der 1. Februar eines Kalender- bzw. Geschäftsjahres genannt, so muss der Beitrag bis zu diesem Termin auf dem Vereinskonto eingegangen sein. Mitglieder, deren Beitrag nicht bis zu diesem Stichtag auf dem Vereinskonto eingegangen ist, befinden sich automatisch im Zahlungsverzug.

Der Schatzmeister bzw. Inkassobeauftragte sollte jedoch nicht gleich am nächsten Tag die Erinnerungsschreiben auf die Post bringen, sondern sich noch etwas Zeit lassen, ehe er das erste Schreiben verschickt. Denn in der Hektik des Alltags ist die Zahlung einer fälligen Rechnung schnell einmal vergessen und oft trudeln solche vergessenen Zahlungen auch noch einige Zeit nach dem „Stichtag“ ein.

Im ersten Erinnerungsschreiben sollten die säumigen Mitglieder mit freundlichen Worten auf die Fälligkeit hingewiesen werden. Am Besten sollte man dem säumigen Mitglied dabei jede mögliche Hilfe an die Hand geben, damit er den Mitgliedsbeitrag leisten kann. In diesem Schreiben muss auf jeden Fall eine Zahlungsfrist – in der Regel zwei Wochen – festgesetzt werden.

Praxis-Tipp:

In dem Schreiben bitte die Bankverbindung des Vereins und die Beitragshöhe mitteilen. Als große Hilfe hat sich ein vorgedruckter Überweisungsträger gezeigt. Diesen gibt es in der Regel beim Kreditinstitut. Das erleichtert den Vorgang des Beitragsinkasso enorm, denn der Überweisungsträger enthält bereits den Namen des Vereins als Zahlungsempfänger sowie die Angaben zu Kreditinstitut,  BIC  und  IBAN.

2. Das persönliche Gespräch beim Beitragsinkasso suchen

Drei Wochen nach der freundlichen Zahlungsaufforderung zeigt eine Überprüfung des Vereinskontos, welche Vereinsmitglieder immer noch nicht gezahlt haben. Diese sollten nun in einem persönlichen Gespräch zur Zahlung aufgefordert werden.

Obwohl eigentlich der Kassierer oder lnkassobeauftragte für die Gespräche mit den säumigen Zahlern zuständig ist, hat die Praxis gezeigt, dass der Anruf des Vereinsvorsitzenden eine noch größere Wirkung erzielt. Denn dadurch wird zum einen die Wichtigkeit der Angelegenheit dokumentiert und den betreffenden Mitgliedern der Eindruck vermittelt: „Ich bin wichtig. Der Chef selbst kümmert sich um mich.“

Gleichzeitig ist den meisten säumigen Zahlern die Situation äußerst unangenehm und sie werden versuchen, die Angelegenheit so schnell wie möglich aus der Welt zu schaffen.

Vorteile eines persönlichen Gesprächs

Ein Wichtiger Vorteil eines persönlichen Gespräches – egal, ob es unter vier Augen oder am Telefon geführt wird –  gegenüber einem unpersönlichen Mahnschreiben ist, dass Sie während des Gesprächs meist viele nützliche Informationen erhalten, zum Beispiel über die Gründe, warum das Mitglied seinen Beitrag nicht bezahlt hat.

Die Grundregel für ein erfolgreiches Gespräch

Vorbereitung ist alles! Auch für die persönliche Kontaktaufnahme zu Inkasso-Zwecken gilt: Je besser man auf das Gespräch vorbereitet ist, desto größer ist die Aussicht auf Erfolg. Es ist ratsam sich deshalb vor dem Gespräch ein Bild vom Gesprächspartner zu machen. Ein Blick in die Mitgliederdatei hilft eventuell dabei.

Darauf sollte sich in dem Gespräch geeinigt werden

Egal, aus welchem Grund das Vereinsmitglied seinen Beitrag nicht gezahlt hat, das Ergebnis des Gesprächs muss lauten: Das Mitglied hat bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. innerhalb von zwei Wochen) seinen rückständigen Beitrag auf das Vereinskonto zu überweisen, es sei denn, aus sozialen Gründen wurde eine Ratenzahlung oder eine vorübergehende Aussetzung des Vereinsbeitrages vereinbart.

Praxis-Tipp

Auch das persönliche Gespräch sollte man dazu nutzen, um dem Mitglied den Vorzug einer Einzugsermächtigung zu erklären. Die Erfahrung zeigt, dass viele Menschen sich scheuen, eine Einzugsermächtigung zu erteilen.

Wichtig

Egal wer das Gespräch von der Vereinsseite her führt, versprecht eurem Gegenüber am Ende, das Gespräch vertraulich zu behandeln, und haltet diese Zusage auch konsequent ein!

3. Ein erstes Mahnschreiben im Beitragsinkasso versenden

Es kommt leider immer wieder vor, dass Mitglieder auch nach einem vermeintlich erfolgreichen persönlichen Gespräch immer noch nicht zahlen und die gesetzte Frist verstreichen lassen. Dann ist es an der Zeit, ein erstes Mahnschreiben zu versenden, in dem unmissverständlich dargelegt wird, dass dem Verein die Angelegenheit ernst ist. In dem Schreiben sollte eine  „umgehende Zahlung“ der Rückstände verlangt werden.

Obwohl der Ton des Schreibens nicht mehr betont freundlich ist, sollten man noch immer durchblicken lassen, dass der Verein an einer gütlichen Klärung der Angelegenheit interessiert ist. Bietet gegebenenfalls noch einmal Ratenzahlung oder die Aussetzung der Zahlung für das laufende Jahr an.

Mahngebühren brauchen eine Grundlage im Mahnwesen

Mahngebühren oder Verzugszinsen dürfen nur berechnet werden, wenn dies in der Satzung bzw. der Beitragsordnung festgelegt sind. Dann können Unkosten, die sich aus dem Verzug ergeben (Porto für die Mahnung), dem Mitglied in Rechnung gestellt werden. Auch können gemäß § 288 BGB Verzugszinsen mit fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz pro Jahr gefordert werden. Gebühren, zum Beispiel für den Arbeitsaufwand, dürfen jedoch nicht berechnet werden, da der Vorstand ja ehrenamtlich arbeitet, dem Verein also aus seiner Tätigkeit keine Kosten entstehen dürften.

4. In einem zweiten Mahnschreiben mit der Streichung aus der Mitgliederliste drohen

Wenn ein Mitglied nach dem persönlichen Gespräch und einer ersten Mahnung immer noch nicht zahlt und auch die angebotenen Zahlungserleichterungen nicht in Anspruch nimmt, will es offensichtlich nicht zahlen. Durch ein zweites Mahnschreiben kann man dem Mitglied noch eine letzte Chance für eine gütliche Einigung geben. Führt ihm darin sachlich die folgenden Konsequenzen vor Augen, die drohen, wenn auch dieses Mal die Frist zur Zahlung des rückständigen Mitgliedsbeitrages erfolglos verstreichen sollte:

• Streichung aus der Mitgliederliste,

• Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens mit erheblichen Zusatzkosten.

5. Das Mahnverfahren im Beitragsinkasso einleiten

Wenn das Mitglied zur festgesetzten Frist seine Schuld nicht beglichen hat, sollte unverzüglich ein Mahnverfahren zum Beitragsinkasso eingeleitet werden. Es ist zwar vielerorts üblich und auch zulässig, der zweiten noch eine dritte Mahnung folgen zu lassen, die Vereinspraxis zeigt jedoch, dass das wenig Aussicht auf Erfolg hat. Bevor ihr jedoch den Rechtsweg im Mahnwesen beschreitet, um eure Forderungen einzutreiben, solltet ihr euch fragen, ob sich der Aufwand lohnt. Sind die Kosten für den Mahnbescheid oder den Anwalt höher als die Forderung des Mitgliedsbeitrages, sollte ihr es gut sein lassen. Denn es lohnt sich nicht, noch mehr Zeit und Geld in die Angelegenheit zu stecken. Wenn der Verein jedoch auf die Forderung besteht, ist so vorzugehen:

• Das Mahnverfahren einleiten. Dazu einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Das ist ohne Anwalt möglich. Die dazu nötigen Formulare gibt es im Schreibwaren- oder Buchhandel.

• Das ausgefüllte Formular beim zuständigen Amtsgericht einreichen. Die anfallenden Gebühren richten sich nach der Höhe des Streitwertes.

• Das Gericht stellt dann dem Mitglied - ohne Prüfung der Rechtmäßigkeit der Forderung - den Mahnbescheid zu. Dazu muss im Vorhinein auch noch eine geringe Zustellungsgebühr bezahlen werden. Innerhalb von 14 Tagen kann das Mitglied dann Einspruch gegen den Mahnbescheid erheben.

• Erhebt das Mitglied keinen Einspruch, sondern zahlt, ist die Angelegenheit für beide Parteien erledigt.

• Erhebt das Mitglied bei Gericht Widerspruch gegen Ihre Forderung, war der Mahnbescheid erfolglos, es sei denn, der Verein möchte die Angelegenheit vor Gericht entscheiden lassen.

Versäumt das Mitglied fristgerecht Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen, kann der Verein einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Kosten entstehen dabei nicht.

Das sollte beim Beitragsinkasso im Verein vorher überlegt werden!

Ob der Verein bis zum Äußersten gehen möchte, also ein Gerichtsverfahren anstreben will, müsst ihr selbst entscheiden. Stellt euch dabei jedoch die Frage, ob der Verein solche hartnäckigen und  zahlungsunwilligen Mitglieder tatsächlich brauchen kann!

• Mahnwesen im Verein – Mitgliedsbeitrag nicht gezahlt – Teil 1
• Mahnwesen im Verein – So sieht erfolgreiches Vereinsinkasso aus – Teil 2

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