Mahnwesen im Verein – die fünf Stufen des erfolgreichen Inkasso
Beitragsinkassos im Verein
Nachfolgend eine ausführliche Erklärung, wie Sie in fünf Stufen einen erfolgreichen Beitragsinkasso in Ihrem Verein durchführen.
1. Fordern Sie freundlich zur Zahlung auf
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Enthält Ihre Satzung oder Beitragsordnung einen konkreten Termin für die Beitragszahlung, so haben Ihre Mitglieder bis zu diesem Zeitpunkt ihre Mitgliedsbeiträge zu entrichten. Enthält Ihre Satzung keinen Hinweis darauf, müssen Sie den Mitgliedern eine Beitragsrechnung zukommen lassen, in der der Betrag und die Zahlungsmodalitäten genannt werden.
Ist in der Satzung oder Beitragsordnung zum Beispiel als Fälligkeitsdatum für den jährlich zu entrichtenden Vereinsbeitrag der 1. Februar eines Kalender- bzw. Geschäftsjahres genannt, so muss der Beitrag bis zu diesem Termin auf dem Vereinskonto eingegangen sein. Mitglieder, deren Beitrag nicht bis zu diesem Stichtag auf dem Vereinskonto eingegangen ist, befinden sich automatisch im Zahlungsverzug.
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Der Schatzmeister bzw. Inkassobeauftragte sollte jedoch nicht gleich am nächsten Tag die Erinnerungsschreiben auf die Post bringen, sondern sich noch etwas Zeit lassen, ehe er das erste Schreiben verschickt. Denn in der Hektik des Alltags ist die Zahlung einer fälligen Rechnung schnell einmal vergessen und oft trudeln solche vergessenen Zahlungen auch noch einige Zeit nach dem „Stichtag“ ein.
In Ihrem ersten Erinnerungsschreiben weisen Sie die säumigen Mitglieder mit freundlichen Worten auf die Fälligkeit hin. Geben Sie ihnen dabei jede mögliche Hilfe an die Hand, damit sie ihren Mitgliedsbeitrag leisten können. Setzen Sie auch in diesem Schreiben auf jeden Fall einen Zahlungsfrist – in der Regel zwei Wochen – fest.
Praxis-Tipp:
Zum einen nennen Sie in dem Schreiben Ihre Bankverbindung und die Beitragshöhe. Als große Hilfe hat sich ein vorgedruckter Überweisungsträger gezeigt. Diesen erhalten Sie bei Ihrem Kreditinstitut. Das erleichtert den Vorgang enorm, denn der Überweisungsträger enthält bereits den Namen Ihres Vereins als Zahlungsempfänger sowie die Angaben zu Kreditinstitut, Bankleitzahl / BIC und Kontonummer / IBAN.
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2. Suchen Sie das persönliche Gespräch
Drei Wochen nach der freundlichen Zahlungsaufforderung zeigt Ihnen eine Überprüfung des Vereinskontos, welche Vereinsmitglieder immer noch nicht gezahlt haben. Diese sollten Sie nun in einem persönlichen Gespräch zur Zahlung auffordern.
Obwohl eigentlich der Kassierer oder lnkassobeauftragte für die Telefongespräche mit den säumigen Zahlern zuständig ist, hat die Praxis gezeigt, dass der Anruf des Vereinsvorsitzenden eine noch größere Wirkung erzielt. Denn dadurch wird zum einen die Wichtigkeit der Angelegenheit dokumentiert und den betreffenden Mitgliedern der Eindruck vermittelt: „Ich bin wichtig. Der Chef selbst kümmert sich um mich.“
Gleichzeitig ist den meisten säumigen Zahlern die Situation äußerst unangenehm und sie werden versuchen, die Angelegenheit so schnell wie möglich aus der Welt zu schaffen.
Vorteile eines persönlichen Gesprächs
Ein Wichtiger Vorteil eines persönlichen Gespräches – egal, ob es unter vier Augen oder am Telefon geführt wird – gegenüber einem unpersönlichen Mahnschreiben ist, dass Sie während des Gesprächs meist viele nützliche Informationen erhalten, zum Beispiel über die Gründe, warum das Mitglied seinen Beitrag nicht bezahlt hat.
Die Grundregel für ein erfolgreiches Gespräch
Vorbereitung ist alles! Auch für die persönliche Kontaktaufnahme zu Inkasso-Zwecken gilt: Je besser Sie auf das Gespräch vorbereitet sind, desto größer ist Ihre Aussicht auf Erfolg. Machen Sie sich deshalb vor dem Gespräch ein Bild von Ihrem Gesprächspartner. Ein Blick in die Mitgliederdatei hilft Ihnen dabei.
Darauf sollten Sie sich in dem Gespräch einigen
Egal, aus welchem Grund das Vereinsmitglied seinen Beitrag nicht gezahlt hat, das Ergebnis des Gesprächs muss lauten: Das Mitglied hat bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. innerhalb von zwei Wochen) seinen rückständigen Beitrag auf das Vereinskonto zu überweisen, es sei denn, Sie haben aus sozialen Gründen eine Ratenzahlung oder eine vorübergehende Aussetzung des Vereinsbeitrages vereinbart.
Praxis-Tipp
Auch das persönliche Gespräch sollten Sie dazu nutzen, um dem Mitglied den Vorzug einer Einzugsermächtigung zu erklären. Die Erfahrung zeigt, dass viele Menschen sich scheuen, eine Einzugsermächtigung zu erteilen. Sollten Sie Erfolg haben, bieten Sie dem Mitglied an, ihm gleich eine Einzugsermächtigung zuzufaxen, die es dann ausgefüllt wieder zurückfaxen kann.
Wichtig
Egal, wer das Gespräch von der Vereinsseite her führt, versprechen Sie Ihrem Gegenüber am Ende, das Gespräch vertraulich zu behandeln, und halten Sie diese Zusage auch konsequent ein!
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3. Verschicken Sie ein erstes Mahnschreiben
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Es kommt leider immer wieder vor, dass Mitglieder auch nach einem vermeintlich erfolgreichen persönlichen Gespräch immer noch nicht zahlen und die gesetzte Frist verstreichen lassen. Dann ist es an der Zeit, ein erstes Mahnschreiben zu verschicken, in dem Sie unmissverständlich darlegen, dass Ihnen die Angelegenheit ernst ist. Verlangen Sie eine „umgehende Zahlung“ der Rückstände.
Obwohl der Ton Ihres Schreibens nicht mehr betont freundlich ist, sollten Sie noch immer durchblicken lassen, dass Sie an einer gütlichen Klärung der Angelegenheit interessiert sind. Bieten Sie gegebenenfalls noch einmal Ratenzahlung oder die Aussetzung der Zahlung für das laufende Jahr an.
Mahngebühren brauchen eine Grundlage
Mahngebühren oder Verzugszinsen dürfen nur berechnet werden, wenn dies in der Satzung bzw. der Beitragsordnung festgelegt ist. Dann können Unkosten, die sich aus dem Verzug ergeben (Porto für die Mahnung), dem Mitglied in Rechnung gestellt werden. Auch können gemäß § 288 BGB Verzugszinsen mit fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz pro Jahr gefordert werden. Gebühren, zum Beispiel für den Arbeitsaufwand, dürfen jedoch nicht berechnet werden, da der Vorstand ja ehrenamtlich arbeitet, dem Verein also aus seiner Tätigkeit keine Kosten entstehen dürften.
4. In einem zweiten Mahnschreiben drohen Sie mit der Streichung aus der Mitgliederliste
Wenn ein Mitglied nach dem persönlichen Gespräch und einer ersten Mahnung immer noch nicht zahlt und auch die angebotenen Zahlungserleichterungen nicht in Anspruch nimmt, will es offensichtlich nicht zahlen. Geben Sie ihm dennoch mit einem zweiten Mahnschreiben noch eine letzte Chance für eine gütliche Einigung. Führen Sie ihm darin sachlich die folgenden Konsequenzen vor Augen, die drohen, wenn auch dieses Mal die Frist zur Zahlung des rückständigen Mitgliedsbeitrages erfolglos verstreichen sollte:
- Streichung aus der Mitgliederliste,
- Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens mit erheblichen Zusatzkosten.
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5. Leiten Sie das Mahnverfahren ein
Wenn das Mitglied zur festgesetzten Frist seine Schuld nicht beglichen hat, sollten sie unverzüglich das Mahnverfahren einleiten. Es ist zwar vielerorts üblich und auch zulässig, der zweiten noch eine dritte Mahnung folgen zu lassen, die Vereinspraxis zeigt jedoch, dass das wenig Aussicht auf Erfolg hat. Bevor Sie jedoch den Rechtsweg beschreiten, um Ihre Forderungen einzutreiben, sollten Sie sich fragen, ob sich der Aufwand lohnt. Sind die Kosten für den Mahnbescheid oder den Anwalt höher als Ihre Forderung, sollten Sie es gut sein lassen. Denn es lohnt sich nicht, noch mehr Zeit und Geld in die Angelegenheit zu stecken. Wenn Sie jedoch auf Ihrer Forderung bestehen, gehen Sie so vor
- Leiten Sie das Mahnverfahren ein. Dazu beantragen Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid. Das ist ohne Anwalt möglich. Die dazu nötigen Formulare gibt es im Schreibwaren- oder Buchhandel.
- Reichen Sie das ausgefüllte Formular bei Ihrem zuständigen Amtsgericht ein. Die anfallenden Gebühren richten sich nach der Höhe des Streitwertes.
- Das Gericht stellt dann dem Mitglied – ohne Prüfung der Rechtmäßigkeit der Forderung – den Mahnbescheid zu. Dazu müssen Sie im Vorhinein auch noch eine geringe Zustellungsgebühr bezahlen. Innerhalb von 14 Tagen kann das Mitglied dann Einspruch gegen den Mahnbescheid erheben.
- Erhebt das Mitglied keinen Einspruch, sondern zahlt, ist die Angelegenheit für beide Parteien erledigt.
- Erhebt das Mitglied bei Gericht Widerspruch gegen Ihre Forderung, war Ihr Mahnbescheid erfolglos, es sei denn, Sie wollen die Angelegenheit vor Gericht entscheiden lassen.
Versäumt das Mitglied, fristgerecht Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Kosten entstehen Ihnen dabei nicht.
Das müssen Sie sich überlegen
Ob Ihr Verein bis zum Äußersten gehen möchte, also ein Gerichtsverfahren anstrengen will, müssen Sie selbst entscheiden. Sie sollten sich dabei jedoch die Frage stellen, ob Sie solche hartnäckig zahlungsunwilligen Mitglieder tatsächlich brauchen!