SEPA - der neue Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa

Europa - Verein im Verein

Was ist beim Aufbau einer Mandatsverwaltung zu beachten?

Eine der größten Herausforderungen für Vereine bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs.

Mithilfe der eindeutigen Mandatsreferenz (s. u.) müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat.

Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren.

Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese Banken von Ihnen eine Mandatskopie anfordern, die von Ihnen innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung gestellt werden muss.

Aufgrund dieser hohen Anforderungen sollten alle entsprechenden Daten idealerweise in eine Mandatsverwaltung des Zahlungsverkehrsprogrammes überführt bzw. mit dieser verknüpft werden.

Eine IT-gestützte Mandatsverwaltung sollte folgende Funktionen gewährleisten:

• Erkennung eines verfallenen Mandats nach 36 Monaten Nichtnutzung: SEPA-Lastschriftmandate müssen deaktiviert werden, wenn innerhalb von 36 Monaten seit dem ersten bzw. letzten Einzug keine erneute Lastschrift gezogen wurde.
• Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig)
• Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe
• evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer, fortlaufend)
• evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage insbesondere bei Erstattungsverlangen durch den Zahlungspflichtigen

 Planen Sie die Systematik für die Mandatsreferenz

Legen Sie möglichst zeitnah ein System für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz für Ihre Mitglieder fest. Dabei können Sie bereits bestehende Mitgliedsnummern verwenden. Alternativ können Sie auch die Mitgliedsnamen verwenden oder eine eigene Systematik aufbauen. Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0–9 A–Z a–z : ? , - ( + . ) / . Somit sind beispielsweise Umlaute und Leerzeichen nicht zugelassen.

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