Steuerliche Behandlung einer Abteilung

Steuerliche Behandlung von unselbständigen Abteilungen (Verein im Verein)

Aus steuerlicher Sicht hat die „Unselbstständigkeit“ der Abteilungen (Verein im Verein) zur Folge:

Eine einheitliche Steuererklärung für den Gesamtverein. Die Besteuerungsgrundlagen der Abteilung sind beim Gesamtverein zu erfassen.
Die Besteuerungsgrenze von 35.000 Euro bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (§ 64 Absatz 3 AO) lässt sich durch die Bildung von Abteilungen nicht ausdehnen. Es gibt nur eine Besteuerungsgrenze für den Gesamtverein. Inwieweit diese überschritten ist klärt eine Zusammenfassung aller Bereiche sämtlicher Abteilungen.
Bei der Gewinnermittlung werden alle wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe zu einem zusammengefasst. So können Gewinne im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einer Abteilung mit Verlusten anderer Abteilungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb verrechnet werden. Folge: Die Steuerbelastung kann verringert oder gar vermieden werden.
Ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) angewendet werden kann sind die Umsätze des gesamten Vereins entscheidend.

Gemeinnützigkeitsrechtliche Behandlung

Auch Fragen zur Gemeinnützigkeit vom Verein im Verein beziehen sich auf den Gesamtverein:

Es ist nicht zwingend nachteilig, wenn ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb einer Abteilung dauerhaft Verluste produziert. Nach § 64 Absatz 2 AO werden alle wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe des Vereins zu einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zusammengefasst. Daher können die Verluste aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einer Abteilung gemeinnützigkeitsrechtlich mit den Gewinnen anderer Abteilungen ausgeglichen werden. Solange der einheitliche wirtschaftliche Geschäftsbetrieb des Gesamtvereins Gewinne erwirtschaftet, besteht keine Gefahr für die Gemeinnützigkeit.
Zugleich wird eine einheitliche Mittelverwendungsrechnung für den Gesamtverein erstellt.
Umgekehrt kann es dem Gesamtverein die Gemeinnützigkeit kosten, wenn eine Abteilung gegen die gemeinnützigkeitsrechtlichen Regeln verstößt. Zum Beispiel, indem sie Beträge schwarz bezahlt. Sofern dies dem Gesamtverein (zum Beispiel fehlende Kontrolle des Vorstands) zuzurechnen ist, verliert der Gesamtverein die Gemeinnützigkeit.

Buchhaltung und Gewinnermittlung

Die Rechnungslegung bzw. Gewinnermittlung muss für den Gesamtverein erfolgen, da steuerlich nur der Gesamtverein maßgebend ist. Daher sind zum Beispiel in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Einnahmen und Ausgaben aller Abteilungen und des Hauptvereins zusammenzufassen.

Achtung:

Zahlungen zwischen den Abteilungen oder Zahlungen zwischen einer Abteilung und dem Hauptverein sind vereinsinterne Zahlungen, die in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung weder als Einnahme noch als Ausgabe auftauchen.

Für einen Überblick, welche Abteilung wie viel Kosten verursacht oder Gewinn erwirtschaftet, bieten sich folgende Möglichkeiten an.

Getrennte Buchhaltungen bzw. Gewinnermittlungen für die Abteilungen und den Hauptverein: Diese haben nur vereinsintern Bedeutung. Für das Finanzamt müssen die getrennten Gewinnermittlungen zu einer einheitlichen für den Gesamtverein zusammengefasst werden. Dabei genügen aber nicht die saldierten Ergebnisse. Wegen des Saldierungsverbots müssen die einzelnen Einnahmen und Ausgaben aller Abteilungen in der einheitlichen Gewinnermittlung erscheinen.
Besser ist es, gleich eine einheitliche Gewinnermittlung zu erstellen und das Ergebnis der Abteilungen durch das Buchen verschiedener Kostenstellen zu ermitteln.

Wichtig ist die Weitergabe der Zahlen von den Abteilungen an den Gesamtverein. Leider für viele große Vereine ein praktisches Problem. Hier sollte unbedingt darauf geachtet werden, ansonsten kann das Finanzamt unangenehm werden.

Praxistipps:

Wichtige Dokumente (zum Beispiel Verträge) werden vom Hauptverein (und gerade nicht von den einzelnen Abteilungen) aufbewahrt. Nur so ist der jederzeitige Zugriff zum Beispiel bei einer Lohnsteueraußenprüfung gewährleistet.
Um die Rechte und Pflichten der Abteilungen (Verein im Verein) und des Hauptvereins zu definieren, ist eine Vereinsordnung dringend zu empfehlen.
Für das Ausstellen von Spendenbescheinigungen ist ausschließlich der Hauptvorstand zuständig.
Über alle Aktivitäten, die steuerlich oder gemeinnützigkeitsrechtlich relevant sind, muss der Vorstand vorab informiert werden bzw. der Hauptvorstand muss sie vorher genehmigen.
Der Vorstand muss seine Kontroll- und Überwachungspflichten gegenüber den einzelnen Abteilungen konsequent verfolgen.
Die einzelnen Abteilungen müssen die Buchhaltungsunterlagen zeitnah mit allen Belegen beim Hauptverein abliefern.