Mahnwesen im Verein – So fordern Sie erfolgreich Mitgliedsbeiträge ein
Mahnwesen im Verein – wie Sie Ihre Außenstände erfolgreich einfordern
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Die mangelnde Zahlungsmoral mancher Mitglieder ist ein leidiges Thema, das Sie als Vereinsvorsitzender vermutlich nur zu gut kennen. Doch es ist auch ein sensibles Thema, das von den Verantwortlichen mit viel Fingerspitzengefühl behandelt werden muss.
Vielmals reagiert ein auf seine Beitragsrückstände angesprochenes Mitglied erzürnt oder beleidigt und tritt im schlimmsten Fall sogar aus dem Verein aus. Beim Umgang mit säumigen Zahlern ist also ein umsichtiges Vorgehen gefragt, das den Bedürfnissen beider Seiten Rechnung trägt.
Wie Sie die ausstehenden Beiträge ihrer säumigen Zahler zügig eintreiben zeigen ihnen die folgende Beiträge über das Mahnwesen im Verein.
Teil 1) So fordern Sie erfolgreich Mitgliedsbeiträge ein
Teil 2) So sieht erfolgreiches Inkasso / Mahnwesen aus
Teil 3) Die fünf Stufen des erfolgreichen Inkasso /Mahnwesen
Wenn Mitglieder nicht zahlen: So sollten Sie nicht vorgehen
Zur Vorbereitung der Jahreshauptversammlung trifft sich der Vorstand eines Vereins. Der Schatzmeister klagt über die säumigen Zahler, die den seit Monaten fälligen Jahresbeitrag noch nicht bezahlt haben. Seine freundlichen mündlichen Erinnerungen haben bislang keine Erfolge gezeigt.
Gemahnt hat er bis jetzt jedoch noch nicht. Nach einer kurzen Diskussion entscheidet der Vorstand auf Vorschlag des energischen Vorsitzenden, sofort knallharte Mahnschreiben raus zuschicken und mit einem Ausschluss aus dem Verein zu drohen. Gesagt, getan: Die Mahnschreiben werden verschickt. Ein hoher Prozentsatz der im Rückstand befindlichen Mitglieder zahlt, erklärt aber gleichzeitig seinen Austritt aus dem Verein.
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So geht man mit seinen Vereinsmitgliedern nicht um
Eine der am häufigsten formulierten Begründungen dafür lautet: So geht man mit Vereinsmitgliedern nicht um. Dieser Vorwurf ist nicht unberechtigt, denn ein Vereinsmitglied sollten Sie nicht wie einen Geschäftspartner behandeln.
Es hat zwar mit seiner Mitgliedschaft die Beitragsverpflichtung anerkannt, aber viele Vereinsmitglieder sehen in der freiwilligen Gemeinschaft, die ein Verein darstellt, eine eher lockere Verbindung. „Wenn die was von mir wollen, sollen sie mal kommen“, so hört man öfter in Diskussionen um das Thema „Beitragsrückstande“.
Denn ein Verein besitzt bei vielen auch heute oft noch nicht den gleichen Stellenwert wie zum Beispiel der Energieversorger, der für Wärme und Strom im Haus sorgt.
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Bauen Sie ein effektives Inkasso auf
Doch bei allem Verständnis für die Gründe, aus denen Mitglieder nicht zahlen, darf nicht vergessen werden, dass die meisten Vereine auf die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen angewiesen sind. Nicht zuletzt also um zu verhindern, dass Ihr Verein durch die säumigen Zahler in eine finanzielle Schieflage gerät, sollten Sie zusammen mit dem Schatzmeister gezielt ein effektives Beitragsinkasso aufbauen.
Denn nur so stellen Sie sicher, dass in Zukunft die Beiträge Ihrer Mitglieder rechtzeitig auf dem Beitragskonto eingehen. Wie Sie bei Ihrem Beitragsinkasso vorgehen, hängt auch von der Größe Ihres Vereins ab. Stehen Sie einem kleineren Verein vor, wird der Schatzmeister sich allein um das Inkasso kümmern können.
Die Mitglieder kennen sich untereinander und Probleme werden in der Regel in einem persönlichen Gespräch geklärt. Sollte der Schatzmeister schriftliche Mahnungen heraus schicken müssen, kann er diese zur Not auch noch schnell selbst schreiben und verschicken.
Ganz anders sieht es bei einem großen Verein mit mehreren Tausend Mitgliedern aus. Hier kann der Schatzmeister neben seinen anderen Aufgaben nicht auch noch das Mahnwesen durchführen. In einem großen Verein mit 1.500 Mitgliedern hat man dieses Problem zum Beispiel folgendermaßen gelöst: Die Schatzmeisterin hat die Zuständigkeit für das Inkasso und Mahnwesen ihrem Stellvertreter übertragen, der nur für „das Eintreiben“ der Mitgliedsbeiträge verantwortlich ist, während die Schatzmeisterin die übrigen Geldgeschäfte erledigt. Nach ein paar anfänglichen Schwierigkeiten läuft das Inkassogeschäft nun wie am Schnürchen.
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Manchmal ist ein lnkassobeauftragter die Lösung
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Ist in Ihrem Verein eine solche Stellvertreter-Lösung nicht möglich, suchen Sie sich eine Person Ihres Vertrauens, der Sie die Aufgaben eines „Inkassobeauftragten“ übertragen. Dabei sollten Sie eine Person auswählen, die im Verein angesehen und gleichzeitig in der Lage ist, sensibel mit dem Thema „Inkasso“ umzugehen und bei Gesprächen mit säumigen Zahlern in jeder Situation den richtigen Ton zu treffen.
Denn demjenigen, der für das Inkasso bzw. Mahnwesen zuständig ist, muss immer ein schwieriger Spagat gelingen: Er muss einerseits die Forderungen des Vereins konsequent durchsetzen, andererseits darf er die Mitglieder nicht verärgern, da diese sonst vielleicht sogar aus dem Verein austreten. Das jedoch kann nicht in Ihrem Sinne sein, denn Sie brauchen ja beides: Mitglieder und Mitgliedsbeiträge.
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