Vollständigkeitserklärung von Vereinsabteilungen an den Vorstand
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1. Vorbemerkung
Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs haftet der Verein/ der vertretungsberechtigte Vorstand für aufgelaufene Lohnsteuerverbindlichkeiten bei Beschäftigungsverhältnissen / Zahlungen durch einzelne Vereinsabteilungen an Mitglieder/Spieler. Von größeren Abteilungen, mit einem entsprechenden Finanzvolumen, empfiehlt sich deshalb am Ende des jeweiligen Vereinsjahrs die Vorlage einer „Vollständigkeitserklärung“ in Bezug auf die finanziellen Vorgänge in den einzelnen Abteilungen.
2. Praxis-Tipps
Die untenstehende Vollständigkeitserklärung ist lediglich ein Muster. Theoretisch genügt auch eine kurze Bestätigung, dass sämtliche Einnahmen/Ausgaben zum Zwecke der kompletten buchhalterischen Erfassung über die Vereinsbuchhaltung lief bzw. mitgeteilt wurde. Sieht die bestehende Abteilungsordnung besondere Mitteilungs-, Informations- und Auskunftspflichten vor, ist die Vollständigkeitserklärung noch durch eine Bestätigung der Abteilungsprüfer zu ergänzen, falls die Abteilungskasse, vergleichbar mit dem Kassenprüfer beim Hauptverein, separat geprüft wird. Eine derartige Vollständigkeitserklärung entbindet natürlich den insgesamt für die Buchführung zuständigen vertretungsberechtigten Vorstand bzw. den Schatzmeister/Vereins- kassierer nicht von seinen Überprüfungspflichten. D.h., er muss sich bei den
• geringsten Zweifeln oder
• ungeklärten Sachverhalten
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von der zutreffenden Führung der Abteilungskasse und des Finanzetats überzeugen. Dazu zählen auch alle steuerlichen und sozialversicherungs- rechtlichen Pflichten. Denn nach wie vor gilt der Grundsatz: der Jahresabschluss eines Vereins ist nur dann zutreffend, wenn tatsächlich sämtliche Finanzbereiche des gesamten Vereins, also auch einschließlich aller Abteilungen und sonstiger vorhandener Untergliederungen, buchhalterisch berücksichtigt sind, sich auch im Rechenschaftsbericht/Geschäftsbericht wieder finden.
Quelle: © Haufe-Mediengruppe 2008 – www.steuer-consultant.de
Vollständigkeitserklärung Muster